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担当者受付の流れ

受付メールの受信

申込があると担当者に受付メールが届きます。


キャンセルやスタッフ申込のメールも届きます。


申込内容がわかりますが、それらを手作業で集計する必要はありません。
CSVファイルに集約されて一覧表ができあがるようになっています。
申込数の推移を把握し、特別な連絡事項の有無などを確認する程度にします。

受信トレイにルールをつくると通常のメールと受付メールを区別することができます。→ 【推奨】メールの仕分け

MAILER-DAEMON(メーラーデーモン)の対応

記入されたメールアドレスが間違っていたり、受信拒否設定がされていたりするとメールが戻ってきます。


英文ですが、途中に宛先のアドレスが書かれているので、その前後の受付メールの誰かであることがわかります。

その方は、申込はしたのに、確認メールを受取っていません。
電話をするなど、申込が完了していることをつたえて差し上げてください。

 

ケータイからの申込の場合、受信拒否設定がされていることが多いです。
@stomo.jp の受信拒否設定を解除してから申込をしてもらうようにしましょう。
設定がひとりではできない場合もあるので、ケータイショップに行くようお勧めしてください。

また、アドレスによっては、こちらから送信を拒否してしまう場合もあります。
国際基準を満たしていないためで、@マークの直前にドットがあるとか、ドットが2つつながっているなどがそれにあたります。
その場合は、そのアドレス以外の、例えばGoogleアドレスなどをつかっていただくようにしましょう。

MAILER-DAEMON以外の届かない場合

MAILER-DAEMONではなく、こちらからはちゃんと送信されているのに確認メールが届かない場合があります。
届かないのではなく、受信トレイに入らず、迷惑メールとして処理されてしまっています。
MAILER-DAEMONになっていなければ、迷惑メールトレイも探してもらいましょう。Googleメールに多いケースです。
また、申込開始直後など混み合っていると到着までに時間がかかることもあります。30分ほど時間をおいてから再度確認してもらいましょう。

申込推移の把握

申込は開始の直後に殺到します。
受講生はプラス1、キャンセルがあるとマイナス2、…。

受講生の受付可能な上限人数を決め（第4集会室は70名）、それまでの状況から人数制限の数字を決めます。

受講生の申込もキャンセルもひとつのCSVファイルに集約されます。
把握のため、受付期間の途中でも、何度でもダウンロードをしてください。
CSVファイルダウンロードについては → こちら

人数制限による締切

人数制限をすれば、その数を超えて申込を受付けてしまうことはありません。

受講生の受付上限が近づいてきたら申込フォームに人数制限をします。
残りの申込件数が表示されます。


申込フォームが締切の表示になり、申込ができなくなります。締切です。

定員になって募集が締切られた後も、キャンセルフォームやスタッフ専用フォームは講座前日の20:00まで引続き送信することができます。

時間による締切

講座前日の20:00にすべてのフォームが締切られます。


 

すべてのフォームが締切られたら、申込とキャンセルが一覧になっているCSVファイルをダウンロードし、公民館提出用と受付用の2種類の名簿を印刷します。
スタッフ申込も同様にCSVファイルをダウンロードし、参加把握用の1種類の名簿を印刷します。

CSVファイルのダウンロード
Excelで印刷の準備
名簿印刷（ひな型をつかって）

 

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